Phương Án Tối Ưu Base & Module Hợp Đồng Dịch Vụ

1. Tổng Quan

33

Bảng

~730

Fields

15+

Relationships

v2.0

Phiên bản

2. Vấn Đề Hiện Tại

#	Vấn đề	Mô tả	Mức độ
1	1 xe nhiều mã (Kho xe phình to)	Xe mua đi bán lại tạo ra nhiều record: mua anh A→bán anh B (mã 1), mua lại anh B→bán anh C (mã 2), mua lại anh C (mã 3)	Cao
2	Công nợ theo xe không phù hợp	Chốt với Thượng là quản lý công nợ theo xe, nhưng thực tế nên theo khách hàng và nhà cung cấp	Cao
3	Chuyển ngân hàng MB → TPBank	Chưa có auto tạo phiếu thu/chi, thiếu công nợ mảng dịch vụ, cần thêm cột số dư hiện tại	Cao
4	Thiếu báo cáo CRM	Chưa có: doanh thu/lợi nhuận ngày/tháng, theo mảng, top thợ, tồn kho + số ngày tồn	TB
5	HĐ dịch vụ chưa có module in	Luồng: KH → HĐ DV → Chi tiết → In → QL công việc chưa được xây dựng	Cao

3. Module HĐ Dịch Vụ

3.1 Luồng HĐ dịch vụ

👤 Khách hàng

→

📄 HĐ Dịch Vụ

→

📋 Chi tiết HĐ DV

→

🖨️ In HĐ DV

→

🔧 QL Công Việc

A

Bảng HĐ Dịch Vụ (nâng cấp "5. HĐ DV")

Field	Type	Mô tả
Mã HĐ DV	`Auto Number`	DV-0001
Khách hàng	`Link`	→ 1. QL khách hàng
Xe dịch vụ	`Link`	→ QL kho xe / Xe dịch vụ
Loại dịch vụ	`Select`	Sửa chữa, Tân trang, Bảo dưỡng, Phụ kiện
Trạng thái	`Select`	Mới tạo, Đã duyệt, Đang thi công, Hoàn thành, Đã thanh toán
Ngày tạo	`DateTime`	Auto fill
Ngày dự kiến xong	`DateTime`
Ngày xong thực tế	`DateTime`
Mô tả yêu cầu	`Text (long)`	KH muốn làm gì
Tổng tiền	`Formula`	Sum từ Chi tiết HĐ DV
Tạm ứng	`Number`
Còn lại	`Formula`	Tổng - Tạm ứng
Thời gian BH	`Number`	Đơn vị: ngày
Ngày hết BH	`Formula`	Ngày xong + Thời gian BH
Nhân viên phụ trách	`User`
Thợ chính	`User`
Chi tiết HĐ DV	`Link`	→ 5.1 Chi tiết HĐ DV (1-nhiều)

B

Bảng Chi Tiết HĐ DV (nâng cấp "5.1. Chi tiết")

Field	Type	Mô tả
Mã chi tiết	`Auto Number`
Hóa đơn DV	`Link`	→ HĐ dịch vụ
Loại	`Select`	Công sức, Phụ tùng
Tên DV / Phụ tùng	`Text`
Mã phụ tùng	`Link`	→ QL kho phụ tùng
ĐVT	`Text`	Cái, bộ, giờ công
Số lượng	`Number`
Đơn giá	`Number`
Thành tiền	`Formula`	SL × Đơn giá
Thợ thực hiện	`User`
Đã in HĐ	`Checkbox`
Đã tạo CV	`Checkbox`

4. Schema Đề Xuất

🔗 Luồng dữ liệu tổng thể
                    [1. QL khách hàng] → chọn KH → [5. HĐ DV]

                    [5. HĐ DV] → thêm line items → [5.1. Chi tiết HĐ DV]

                      ├─ 🖨️ [Module In HĐ DV] → Template, PDF, gửi KH

                      └─ 🔧 [5.1. QL công việc] → Auto tạo tasks từ line items

                          → [5.1.1. Checklist công việc]

                          → [6. QL công nợ] → Thu tiền theo tiến độ → [Bảo hành]

                    [Mã xe duy nhất] ← Biển số + Số khung (kiểm tra trùng khi nhập xe mới)

                    [Công nợ theo KH/NCC] ← Tách khỏi xe, theo dõi theo đối tượng

                    [TPBank sync] ← Giao dịch → Auto phiếu thu/chi → Số dư hiện tại

                    [Báo cáo CRM] ← 6 báo cáo: doanh thu, lợi nhuận, theo mảng, top thợ, tồn kho

5. Mã Xe Duy Nhất

🏍️

Vấn đề: 1 xe nhiều mã

Hiện tại mỗi lần mua xe tạo ra 1 mã mới. Ví dụ: Xe 66AA-679.23 mua của anh A → bán anh B (mã 1), mua lại anh B → bán anh C (mã 2), mua lại anh C (mã 3). Cùng 1 chiếc xe nhưng 3 mã → kho xe phình to, khó tracking lịch sử.

Giải pháp: Mã xe duy nhất

Field	Type	Mô tả
Mã xe duy nhất	`Formula`	Biển số + Số khung → Hash → Mã duy nhất
Biển số	`Text`	VD: 66AA-679.23
Số khung	`Text`	VD: RLHJF4605DY095700
Kiểm tra trùng	`Formula`	IF(COUNTIF(...)>1, "⚠️ Trùng", "✅ Mới")
Lần giao dịch	`Number`	1, 2, 3... (mỗi lần mua/bán = 1 lần)
Chủ xe hiện tại	`Link`	→ Khách hàng (cập nhật mỗi lần bán)
Lịch sử giao dịch	`Link`	→ Bảng Lịch sử giao dịch xe (1-nhiều)

Công thức mã xe:

                        Mã xe duy nhất = SUBSTITUTE(Biển số, "-", "") + "_" + RIGHT(Số khung, 8)

                        VD: "66AA67923_DY095700"

✅ Quy trình nhập xe mới:

Nhập biển số + số khung → System tự kiểm tra trùng
Nếu trùng → Gán vào record cũ, tăng "Lần giao dịch" + 1, cập nhật chủ xe mới
Nếu mới → Tạo record mới, Lần giao dịch = 1
Lưu lịch sử: Ngày mua, giá mua, người bán, ngày bán, giá bán, người mua

📊

Bảng Lịch Sử Giao Dịch Xe (MỚI)

Field	Type	Mô tả
Mã giao dịch	`Auto Number`
Xe	`Link`	→ Mã xe duy nhất
Loại giao dịch	`Select`	Mua vào, Bán ra, Thu mua, Ký gửi
Ngày giao dịch	`DateTime`
Người bán	`Link`	→ Khách hàng / Đối tác
Người mua	`Link`	→ Khách hàng / Đối tác
Giá giao dịch	`Number`
Người phụ trách	`User`	Sale phụ trách
Ghi chú	`Text`

6. Công Nợ Theo KH / NCC

💰

Chuyển từ công nợ theo xe → theo khách hàng & nhà cung cấp

❌ Hiện tại (theo xe)

Mỗi xe có 1 record công nợ
1 xe bán nhiều lần → nhiều record công nợ
Khó tổng hợp công nợ theo khách hàng
Không theo dõi được công nợ nhà cung cấp

✅ Đề xuất (theo KH/NCC)

1 khách hàng = 1 record công nợ
1 nhà cung cấp = 1 record công nợ
Tổng hợp dễ dàng, báo cáo rõ ràng
Theo dõi được cả 2 chiều: phải thu & phải trả

A

Bảng Công Nợ Khách Hàng

Field	Type	Mô tả
Khách hàng	`Link`	→ 1. QL khách hàng (duy nhất)
Tổng phải thu	`Formula`	Sum từ các HĐ chưa thanh toán
Đã thu	`Formula`	Sum từ phiếu thu
Còn nợ	`Formula`	Tổng phải thu - Đã thu
Số HĐ chưa thu	`Formula`	Count HĐ còn nợ
Công nợ dịch vụ	`Formula`	Sum từ HĐ DV chưa thu
Công nợ mua xe	`Formula`	Sum từ HĐ mua bán chưa thu
Ngày nợ cũ nhất	`Formula`	MIN ngày tạo HĐ còn nợ
Trạng thái	`Select`	Tốt, Cảnh báo, Nợ xấu

B

Bảng Công Nợ Nhà Cung Cấp

Field	Type	Mô tả
Nhà cung cấp	`Link`	→ QL thông tin đối tác (duy nhất)
Tổng phải trả	`Formula`	Sum từ đơn mua chưa thanh toán
Đã trả	`Formula`	Sum từ phiếu chi
Còn nợ	`Formula`	Tổng phải trả - Đã trả
Số đơn chưa trả	`Formula`	Count đơn còn nợ
Công nợ phụ tùng	`Formula`	Sum từ đơn mua phụ tùng
Công nợ xe thu mua	`Formula`	Sum từ xe mua chưa trả tiền
Ngày nợ cũ nhất	`Formula`	MIN ngày tạo đơn còn nợ
Trạng thái	`Select`	Tốt, Cảnh báo, Quá hạn

C

Phiếu Thu / Phiếu Chi (MỚI - Auto từ giao dịch ngân hàng)

Field	Type	Mô tả
Mã phiếu	`Auto Number`	PT-0001 / PC-0001
Loại	`Select`	Thu / Chi
Ngày	`DateTime`	Auto từ giao dịch ngân hàng
Số tiền	`Number`	Auto từ sao kê
Đối tượng	`Link`	→ KH hoặc NCC
HĐ liên quan	`Link`	→ HĐ mua bán hoặc HĐ DV
Nội dung	`Text`	Auto từ mô tả giao dịch
Ngân hàng	`Select`	TPBank
Mã giao dịch NH	`Text`	Ref ID từ sao kê

7. Đồng Bộ Giao Dịch Ngân Hàng

🏦

Chuyển MB → TPBank + Auto Phiếu thu/chi + Số dư

❌ Trước

MB Bank, không auto phiếu, không có số dư

✅ Sau

TPBank, auto phiếu thu/chi, có số dư hiện tại

Field	Type	Mô tả
Ngân hàng	`Select`	TPBank (mặc định)
Số tài khoản	`Text`	TK TPBank của shop
Số dư hiện tại	`Number`	NEW - Auto sync từ TPBank API
Ngày sync cuối	`DateTime`	Thời điểm sync sao kê gần nhất

🔄 Quy trình auto đồng bộ:

TPBank API → Lấy sao kê mới (hàng ngày hoặc real-time)
Parse giao dịch → Xác định loại (Thu/Chi) từ nội dung
Auto tạo Phiếu Thu nếu giao dịch có tiền vào
Auto tạo Phiếu Chi nếu giao dịch có tiền ra
Match với HĐ liên quan (dựa trên số tiền, nội dung, KH)
Cập nhật số dư hiện tại
Cập nhật công nợ KH/NCC tự động

8. Báo Cáo CRM

1. Doanh thu theo ngày / tháng

Tổng doanh thu từ tất cả nguồn: bán xe, dịch vụ, phụ tùng

= SUM(HĐ đã thanh toán) theo ngày/tháng

2. Lợi nhuận theo ngày / tháng

Doanh thu - Giá vốn - Chi phí vận hành

= Doanh thu - (Giá mua xe + Phụ tùng + Nhân công)

3. Doanh thu theo mảng

Tách riêng: Bán xe / Sửa chữa / Sơn / Phụ tùng

= SUMIF(HĐ, Loại = "Bán xe") / "Dịch vụ" / "Phụ tùng"

4. Top thợ theo doanh thu

Xếp hạng thợ theo tổng doanh thu mang về

= SUMIF(HĐ DV, Thợ = X) ORDER BY DESC

5. Top thợ theo lợi nhuận

Xếp hạng thợ theo lợi nhuận thực tế (DT - Chi phí)

= SUMIF(Lợi nhuận, Thợ = X) ORDER BY DESC

6. Tồn kho xe + số ngày tồn

Xe chưa bán + số ngày từ khi nhập đến hiện tại

= TODAY() - Ngày nhập kho WHERE Đã bán = FALSE

📊

Chi tiết báo cáo - Bảng tính

Báo cáo	Source	Group By	Formula chính
Doanh thu ngày/tháng	HĐ mua bán + HĐ DV đã thanh toán	Ngày, Tháng	SUM(Thành tiền)
Lợi nhuận ngày/tháng	Doanh thu - Giá vốn - Chi phí	Ngày, Tháng	SUM(Doanh thu) - SUM(Giá vốn) - SUM(Chi phí)
Doanh thu theo mảng	HĐ mua bán + HĐ DV + Chi tiết DV	Loại DV	SUMIF(Theo loại)
Top thợ doanh thu	HĐ DV + Chi tiết DV	Thợ	SUM(Thành tiền) theo thợ
Top thợ lợi nhuận	Doanh thu thợ - Lương thợ - Phụ tùng	Thợ	SUM(DT) - SUM(Lương) - SUM(Phụ tùng)
Tồn kho + ngày tồn	QL kho xe WHERE Đã bán = FALSE	Xe	TODAY() - Ngày nhập

📈

Dashboard đề xuất

💵

Doanh thu tháng này

📊

Lợi nhuận tháng này

🏍️

Xe tồn kho

⏰

TB ngày tồn kho

9. Lộ Trình Triển Khai

Phase 1: Module HĐ Dịch Vụ + Mã xe duy nhất

Tuần 1-2

Nâng cấp "5. HĐ DV" + "5.1. Chi tiết HĐ DV" (fields mới, module in)
Tạo trường Mã xe duy nhất (Biển số + Số khung) cho QL kho xe
Thêm field kiểm tra trùng khi nhập xe mới
Tạo bảng Lịch sử giao dịch xe
Link KH → HĐ DV → Chi tiết → In → QL công việc

Phase 2: Công nợ KH/NCC + Ngân hàng TPBank

Tuần 3-4

Tách công nợ từ theo xe → theo khách hàng + nhà cung cấp
Tạo bảng Công nợ KH + Công nợ NCC
Thêm công nợ mảng dịch vụ vào tổng công nợ KH
Sync TPBank API → Auto tạo phiếu thu/chi
Thêm cột Số dư hiện tại
Auto match giao dịch NH với HĐ

Phase 3: Báo cáo CRM + Dashboard

Tuần 5-6

Xây dựng 6 báo cáo: doanh thu, lợi nhuận, theo mảng, top thợ, tồn kho
Tạo Lark Dashboard với chart, filter theo ngày/tháng
Thêm widget: xe tồn kho > 30 ngày, công nợ quá hạn
Auto tạo tasks từ Chi tiết HĐ DV → QL công việc
Bảo hành + reminder

10. Bảng Ưu Tiên

1

Mã xe duy nhất (Biển số + Số khung)

Giải quyết kho xe phình to, 1 xe nhiều mã

Khẩn cấp

2

Module HĐ DV + In HĐ

Luồng KH → HĐ DV → Chi tiết → In → Công việc

Khẩn cấp

3

Công nợ theo KH/NCC

Tách khỏi xe, thêm công nợ dịch vụ

Khẩn cấp

4

Sync TPBank + Auto phiếu thu/chi

Thay MB, thêm số dư, auto tạo phiếu

Khẩn cấp

5

6 Báo cáo CRM + Dashboard

Doanh thu, lợi nhuận, theo mảng, top thợ, tồn kho

Quan trọng

6

Auto tạo công việc từ HĐ DV

Giảm thao tác manual

Nên có